Vorig jaar besloot administratie- en belastingadvieskantoor IDiNG twee teamleden in Belgrado aan te nemen. Een goed moment om eens kritisch naar de eigen processen te kijken. Oprichter-eigenaar Bram Iding vertelt over de meerwaarde van draagvlak in je organisatie en van een gestructureerde aanpak.

‘Vorig jaar sprak ik een adviseur over de ontwikkeling van IDiNG. Vanzelfsprekend kwam de krapte op de arbeidsmarkt ter sprake. Hij zei: “Je moet eens met Becky gaan praten.” We hadden op dat moment geen nieuw personeel nodig. Maar als je lekker aan het werk bent, komt er automatisch meer werk. We zijn ingegaan op de uitnodiging van Becky; ik wilde weleens zien of dat bij ons zou passen. Daar in Belgrado heb ik gezien dat het werkt.’

Met zijn allen

‘De rest van het MT reageerde heel enthousiast op mijn verslag en wilde ervoor gaan. De overige medewerkers hadden nog wel vragen. Hen hebben we meegekregen door open te zijn over onze plannen en hen ruimte te geven hun twijfels te uiten. We hebben ook meteen duidelijk gemaakt dat dit niet ten koste gaat van het werk hier. We zijn samen iets aan het bouwen en daar zijn alle medewerkers onderdeel van. Zo zijn we er echt met zijn allen voor gegaan.’

Uitbreiding in Belgrado goede aanleiding voor IDiNG om kritisch naar processen te kijken

Gestructureerde werkwijze

‘We besloten eerst te onderzoeken wat er moest gebeuren om uitbreiding in Belgrado mogelijk te maken. Daarbij zijn we heel gestructureerd te werk gegaan. We zijn gaan nadenken welke werkzaamheden onze mensen in Belgrado konden doen, wat we daarvoor moesten vastleggen en hoe we daarover met ze gingen communiceren. Voor het bedrijf zou deze stap in elk geval iets opleveren, ongeacht de uitkomst. Je moet immers dingen gaan organiseren, die tot dan toe nog niet heel strak georganiseerd waren.’

Nauwkeurig vastgelegd

‘Als je processen gaat overdragen, merk je dat veel processtappen alleen bij mensen in hun hoofd zitten, zeker bij een klein bedrijf. We waren die al aan het beschrijven en vastleggen in het CRM. Nu werden we gedwongen om na te denken over hoe we onze diensten uitvoeren. Daar hebben we best veel tijd in gestopt. Gelukkig hadden we de automatisering al goed voor elkaar. We waren al volledig papierloos en konden vorig voorjaar moeiteloos thuis gaan werken. Een voordeel van Belgrado, is dat er geen tijdsverschil is: dat spreekt makkelijk af.’

Duo als basis

‘We besloten per 1 december twee Becky-medewerkers aan te nemen, als eventuele basis voor een groter team. Wij zagen het als groot voordeel dat twee mensen steun aan elkaar hebben en met elkaar kunnen klankborden. In september zijn we samen met Emanuela, de HR-manager van Becky, gaan werven. We overwogen net iemand aan te nemen, toen Alexandar en Tatjana beschikbaar kwamen. Zij hadden al zes maanden ervaring als team. We hadden een goed gesprek en kregen daar een goed gevoel bij. Al snel was duidelijk dat we voor hen gingen.’

Volwaardige collega’s

‘Het oorspronkelijk plan was om ze twee weken hier op kantoor in te werken. Vanwege corona hebben we dat online gedaan. Tegen die tijd waren we al gewend aan contact via Teams. En ook al zitten ze ver weg, we beschouwen ze als volwaardige collega’s; ze doen bijvoorbeeld mee in de verjaarspot. Ik vind het heel belangrijk dat alle medewerkers zich bij ons prettig voelen en zich kunnen ontplooien. Uiteraard moeten ook Alexandar en Tatjana zich verder kunnen ontwikkelen.’

Volwaardige collega’s

‘Het oorspronkelijk plan was om ze twee weken hier op kantoor in te werken. Vanwege corona hebben we dat online gedaan. Tegen die tijd waren we al gewend aan contact via Teams. En ook al zitten ze ver weg, we beschouwen ze als volwaardige collega’s; ze doen bijvoorbeeld mee in de verjaarspot. Ik vind het heel belangrijk dat alle medewerkers zich bij ons prettig voelen en zich kunnen ontplooien. Uiteraard moeten ook Alexandar en Tatjana zich verder kunnen ontwikkelen.’

Vaker op bezoek

‘Ze zijn dit jaar in september voor het eerst hier geweest en toen hebben we ze pas voor het eerst in het echt gezien. Het was superleuk om ze hier te hebben. Het helpt enorm als je elkaar tijdens een bedrijfsuitje ook eens op een andere manier ziet. Half november gaan twee medewerkers die kant op. We hopen dat de versoepelingen rond COVID blijven en willen de frequentie van de bezoeken gaan verhogen naar eens per twee maanden.’

Nieuwe dimensie

‘Als we nog meer groeien, gaan we voor inhoudelijk werk verder uitbreiden in Belgrado. Ik zou er dan nog een paar seniors bij willen. Als je ervoor openstaat, biedt het een enorme aanvulling op je onderneming en uiteindelijk een beter rendement. Intensief samenwerken met mensen uit een andere cultuur geeft bovendien een nieuwe dimensie aan je onderneming: daarmee houd je je bedrijf ook een beetje spannend.’

Over IDiNG

  • What: accountants- en advisbureau
  • Where: Breukelen
  • Size: 8 medewerkers in Breukelen en 2 in Belgrado
  • Since: 2009
  • Website: https://www.iding.nl

You might also like