Is het uitbesteden van activiteiten een goed idee voor jouw bedrijf? Daar bestaat jammer genoeg geen pasklaar antwoord voor. Er is geen enkele bedrijfsstrategie (hoe goed gedefinieerd, getest en over nagedacht ook) die een pasklaar antwoord biedt voor elk bedrijf. Voordat je ervoor kiest om je bedrijfsactiviteiten uit te besteden, is het nuttig om enkele van de volgende vragen te beantwoorden:

Heb je er echt behoefte aan en waar is die behoefte op gebaseerd?

Zoals bij elke uitdaging, is het belangrijk om eerst en vooral het probleem te definiëren en dan pas op zoek te gaan naar de oplossing.

Met welke uitdagingen wordt je bedrijf geconfronteerd en voor welke van deze uitdagingen kan outsourcing een oplossing bieden?

Denk daarbij aan het volgende:

  • Gebrek aan talent (sommige accountantskantoren krijgen weinig reactie op hun vacatures)
  • Gebrek aan langetermijn-talent (één van de uitdagingen is het behouden van medewerkers, mensen veranderen namelijk sneller van bedrijf dan vroeger)
  • Gebrek aan geschikte medewerkers (sommige bedrijven hebben moeite om hoogopgeleid personeel te vinden, door omstandigheden op de arbeidsmarkt of andere factoren)

of een combinatie van deze drie factoren.

De beslissing om te outsourcen kan natuurlijk ook een financiële reden hebben en eenvoudig weg te maken hebben met geld.

Ik heb bewust het woord ‘geld’ gebruikt omdat het meer ruimte biedt voor nuances: Willen we geld besparen of juist meer geld verdienen? Deze vraag is belangrijk bij de keuze voor externe medewerkers. De algemene regel luidt dat een afweging tussen twee belangrijke factoren, namelijk kwaliteit en kosten, de ideale oplossing biedt.

Er is natuurlijk niets mis met kosten besparen, maar je moet wel rekening houden met de mogelijke gevolgen voor de kwaliteit. Je kan dan wel de loonkosten verlagen door voor goedkopere werkkrachten te kiezen, maar mogelijk kan je product daarbij aan kwaliteit inboeten door:

  • Een gebrek aan motivatie, vanwege het lage salaris
  • Een gebrek aan focus, wanneer medewerkers met verschillende projecten bezig zijn
  • Communicatieproblemen door cultuurverschillen

Bovenstaande problemen komen vrij vaak voor bij de meer ‘traditionele’ outsourcing

Het is dus belangrijk om een goed evenwicht te vinden tussen kwaliteit en kosten.

Als de kwaliteit van een product of dienst achteruit gaat, kan dat ertoe leiden dat klanten het vertrouwen in een bedrijf verliezen, waardoor je het risico loopt om bestaande contracten kwijt te raken en minder snel te groeien. Daar staat tegenover dat het uitbesteden van activiteiten aan een bekwaam en professioneel team je productiviteit en kwaliteit aanzienlijk kan verhogen. Nieuwe mensen komen met nieuwe ideeën en geven nieuwe energie aan een bestaand team. Als je ‘outside the box’ denkt wat betreft je personeel, kan dit er op zijn beurt toe leiden dat je team ook ‘outside the box’ gaat denken qua oplossingen voor het bedrijf.

Het klinkt logisch. Outsourcing kan de perfecte oplossing bieden bij de uitbreiding van je bedrijf, maar denk zeker ook na hoeveel geld het kan opleveren, in plaats van alleen maar te kijken naar hoeveel geld je kunt besparen.

Hoeveel geld kan outsourcing voor mij opleveren versus hoeveel geld kan het me besparen?

Hoe afhankelijk is je bedrijf van de fysieke locatie van de resources? (medewerkers, materiaal, infrastructuur)

Als de werknemers in je bedrijf al van huis uit werken, zullen er geen grote praktische veranderingen zijn, wanneer je kiest voor medewerkers in het buitenland.

Moeten alle afdelingen zich op één en dezelfde locatie bevinden of slechts bepaalde afdelingen? (dit is waarschijnlijk de reden waarom je eerder een IT’er teenslippers ziet dragen dan iemand van de HR of sales-afdeling 😜) Sommige banen zijn namelijk meer klantgericht dan andere. Misschien kan deze factor een rol spelen bij de beslissing om uit te besteden?

Wat voor soort bedrijfscultuur heerst er binnen je bedrijf?

Zijn jouw medewerkers cool, technisch onderlegd, ruimdenkend, nieuwsgierig en altijd bereid om iets nieuws te proberen? Als dit niet het geval is voor alle teams binnen je bedrijf, (er zitten zonder twijfel ook wat conservatievelingen tussen), stel dan eerst je externe medewerkers voor aan teams die daarvoor openstaan. Ze kunnen op termijn mensen die er wat weigerachtig tegenover staan, positief beïnvloeden. Als het volledige personeel echter conservatief is, dan is outsourcing niet de geschikte oplossing → Het is noodzakelijk dat de waarden en cultuur van je bedrijf overeenkomen met de strategieën die je onderneemt.

Zijn je processen geautomatiseerd en de procedures duidelijk gedefinieerd?

Dit is een heel belangrijke factor, zowel voor het bestaande team als het toekomstige team in het buitenland. Processen en procedures gaan hand in hand en weerspiegelen de structuur van een bedrijf.

  • Het automatiseren van processen is al lang een noodzaak en geen optie meer, maar nog niet alle bedrijven hebben dit omarmd. Dankzij verschillende cloud-gebaseerde software en tools is het eenvoudiger dan ooit om de efficiëntie te vergroten, je medewerkers te ontlasten van saaie, repetitieve taken en zo ruimte te maken voor het aanpakken van complexere problemen.
  • Goed uitgestippelde procedures maken het leven een stuk makkelijker, vooral wanneer er een extern team aan boord komt. Het is eigenlijk een “must” als je jezelf en je nieuwe team een ​​hoop stress en tijd wilt besparen.
  • Vanuit het standpunt van de werkgever: door duidelijke procedures kun je makkelijker de prestaties van nieuwe werknemers beoordelen. Je krijgt ook sneller resultaat.
  • Vanuit het standpunt van de werknemer: duidelijke procedures helpen om zich te concentreren op een bepaalde taak, in plaats van uit te zoeken welke stappen het bedrijf normaal gezien volgt om die taak uit te voeren (een bedrijf dat de werknemer nog moet leren kennen).

Ben je van plan je externe team vaak te bezoeken?

Bezoeken van en aan het team bevorderen de teamspirit in je bedrijf, ze zorgen ervoor dat het externe team zich thuis voelt en zich als volwaardige collega’s beschouwen binnen het bedrijf.

In dit geval zijn de ligging, vluchtverbindingen, vlucht- en accommodatieprijzen, en visumeisen iets waar je rekening mee moet houden.

Elk kwartaal zorgen we ervoor dat de teamspirit bij de Becky-community wordt versterkt. We kunnen je enkele leuke foto’s bezorgen van hoe het er in onze team buildings aan toe gaat! 😎

Wat denk jij en wat vindt jouw bedrijf van een wereldwijde samenwerking?

Het is pas wanneer een bedrijf de hele wereld als één grote markt ziet, dat het in staat zal zijn om de vruchten te laten rijpen op de individuele markten.

Het beantwoorden van bovenstaande vragen zal je helpen bij het kiezen van de beste outsourcing oplossing voor jou specifieke behoeften. (afgezien van het helpen bepalen of je outsourcing echt nodig hebt)

We eindigen dit artikel met een simpele vraag: ** Ben jij nieuwsgierig genoeg?**

Kijk ook even naar